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Administrative Assistant

GSM Project

This is a Full-time position in Montréal, QC posted September 20, 2017.

Poste temporaire – octobre 2017 à mars 2018

Sous la responsabilité du directeur principal, personnes et organisation, le (la) adjoint(e) administratif(ve) accueille et dirige les visiteurs, assure la réception téléphonique, offre un support administratif et participe activement à la gestion administrative & logistique du bureau.

Principales responsabilités

  • Accueillir les visiteurs et assurer la réception téléphonique
  • Prendre en charge la gestion du courrier et des expéditions
  • Organiser la logistique des activités sociales et des réunions de gestion (réservation de salles, équipements, documents, traiteur, etc.)
  • Prendre en charge la gestion de l’approvisionnement en fourniture de bureau de base (inventaire, commande, rangement)
  • Faire le suivi des contrats de service avec les fournisseurs externes (entretien, photocopieur, etc.)
  • Assurer l’entretien de l’espace cuisine
  • Supporter l’équipe Personnes & Organisation dans la gestion efficace du bureau (aménagement, commande de matériel, carte d’accès, accueil des nouveaux employés, etc.)
  • Supporter l’équipe Comptabilité dans la réalisation de certaines tâches administratives (entrée de données, conciliation des cartes de crédit corporatives, numérisation, classement, vérification, etc.)

 

Scolarité et expérience

  • DEP ou DEC dans une discipline pertinente
  • Expérience à l’accueil et à la réception d’une organisation
  • Expérience pertinente en organisation et en coordination d’activités

 Compétences techniques  

  • Bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et de Google Drive
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit)

Aptitudes / Habiletés recherchées

  • Intérêt pour le service à la clientèle et entregent
  • Autonomie, fiabilité, assiduité
  • Sens de l’organisation et des responsabilités
  • Excellent esprit d’équipe
  • Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de bureau, selon les événements organisés par l’entreprise

Skills Required

  • Education level: None
  • Work experience (years): None

Package

Salary: N/D